Quy trình vận chuyển hàng bằng container từ A-Z

Hiểu rõ và làm chủ quy trình nhập khẩu, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được hàng nghìn USD phí lưu bãi, mà còn rút ngắn hành trình từ cảng đến tay khách hàng. Mỗi container vượt qua được hàng rào thủ tục hải quan chính là một lần doanh nghiệp tiến gần hơn đến chuỗi cung ứng toàn cầu. Và quan trọng hơn, nó biến những rủi ro tiềm ẩn thành lợi thế cạnh tranh.

Vì sao cần hiểu quy trình từ A–Z?

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu phục hồi mạnh mẽ, theo UNCTAD (Báo cáo Logistics 2024), hơn 80–90% khối lượng hàng hóa quốc tế được vận chuyển bằng đường biển, trong đó trên 60% đi bằng container. Điều này cho thấy container chính là có vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Tuy nhiên với doanh nghiệp SME hay người mới bắt đầu xuất nhập khẩu hàng hoá cần nắm rõ quy trình từ A-Z để:

• Kiểm soát tốt nhất chi phí vận chuyển
• Giảm thiểu các rủi ro vì hàng hoá bị trễ hạn hay hư hỏng. Đặc biệt đối với hàng hoá vận chuyển bằng container lạnh.
• Tận dụng tối đa các ưu đãi về thuế khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ theo quy định hàng hải khi thông quan

Quy trình vận chuyển hàng bằng container chi tiết

Bước 1: Lập kế hoạch & đặt chỗ (Booking)

Xác định loại container: 20ft, 40ft, container lạnh (Reefer) hay container chuyên dụng (Open-top, Flat-rack). Việc xác định chính xác loại container vừa đảm bảo chất lượng vừa tối ưu chi phí vận tải.

• 20ft: chi phí hợp lý, phù hợp với khối lượng trung bình.
• 40ft: thêm chiều cao giúp tiết kiệm đến 10 % số chuyến cho hàng nặng, cồng kềnh.
• Container lạnh (Reefer): cần thiết cho nông sản, dược phẩm, đảm bảo nhiệt độ từ −33 °C đến +18 °C.
• Open-Top / Flat-Rack: dành cho hàng quá khổ, máy móc, pallet lớn.

Lựa chọn tuyến vận chuyển: so sánh giá cước, thời gian vận chuyển, hãng vận chuyển

Đặt chỗ trước 1–2 tuần để tránh tăng giá mùa cao điểm.

• Các đơn xuất khẩu mùa cao điểm (cuối năm, lễ, Tết) có thể khiến các tuyến và container nhanh chóng full booking.
• Theo thống kê các năm trước, cước phí có thể tăng 5% đến 15 % mỗi tháng khi nhu cầu dồn dập.
• Thông thường, nếu bạn xuất khẩu nông sản theo mùa thu hoạch. Cần làm việc với forwarder từ 3–4 tuần trước để đặt hợp đồng cứng với hãng vận chuyển tránh bị đẩy vào thời điểm giá cao đột ngột.

Bước 2: Chuẩn bị hàng & đóng gói đúng chuẩn

Việc đóng gói hàng hóa trước khi vận chuyển container là yếu tố quyết định chất lượng, chi phí logistics và khả năng thông quan của lô hàng. Đặc biệt với hàng nông sản, thủy sản hoặc thực phẩm đông lạnh, chuẩn đóng gói tốt có thể giảm tổn thất đến 50% so với cách làm truyền thống.

Bao bì chống thấm nước, chống va đập, với hàng đông lạnh cần bao bì cách nhiệt đạt chuẩn ISO 1496-2.

• Bao bì cần đáp ứng các tiêu chuẩn về chống thấm (waterproof) và độ bền nén. Theo ISO 1496-2, vật liệu đóng gói cần duy trì được tính cách nhiệt và cơ học trong điều kiện nhiệt độ từ -23°C đến +18°C.
• Với hàng đông lạnh & thực phẩm cần sử dụng thùng xốp EPS, pallet gỗ/nhựa có màng bọc PE hoặc túi cách nhiệt. Nghiên cứu từ FAO cho thấy tổn thất sau thu hoạch tại Việt Nam hiện chiếm 20–25%, chủ yếu vì khâu đóng gói và bảo quản chưa đạt chuẩn quốc tế.

Dán nhãn và phân loại

• Nhãn hàng đặc biệt:

  • “Fragile” cho hàng dễ vỡ (thủy tinh, điện tử).

  • “Keep Refrigerated” cho nông sản, thủy sản đông lạnh.

  • “Dangerous Goods” theo IMO Code cho hóa chất, chất dễ cháy.

• Mã HS & mã lô hàng (Batch code) đảm bảo truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng, đặc biệt quan trọng với thị trường Nhật Bản và EU. Nếu dán nhãn sai container có thể bị phạt hoặc bị từ chối xếp lên tàu theo quy định an toàn hàng hải quốc tế.

Chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, Packing List, C/O, chứng nhận kiểm dịch với hàng thực phẩm.

Bước 3: Vận chuyển nội địa (Từ kho ra cảng)

Vận chuyển nội địa là cầu nối quan trọng giữa kho hàng và cảng biển. Dù chỉ chiếm 10–20% quãng đường toàn chuỗi, nhưng đây lại là khâu quan trọng để giữ cho hàng hoá nguyên vẹn, an toàn.

Lựa chọn phương tiện vận chuyển: xe tải container hoặc xe kéo chuyên dụng

• Xe tải container phù hợp với quãng đường ngắn (<100 km) hoặc vận chuyển nội tỉnh.
• Xe đầu kéo hay sơ-mi rơ-moóc dành cho quãng đường dài, trọng tải lớn, thường xuyên ra vào cảng

Vận chuyển hàng lạnh

Với container lạnh (Reefer container), yêu cầu kỹ thuật đặc biệt nghiêm ngặt:

• Thiết bị làm lạnh phải đạt chuẩn ISO 1496-2, có giấy chứng nhận kiểm định định kỳ do cơ quan chức năng cấp.
• Bộ ghi dữ liệu nhiệt độ (Data Logger): Ghi lại toàn bộ lịch sử nhiệt độ trong quá trình vận chuyển. Tại EU và Nhật Bản, dữ liệu này là bắt buộc khi kiểm tra chất lượng thực phẩm nhập khẩu.
• Luồng khí lạnh lưu thông: Container lạnh được thiết kế sàn T-floor để khí lạnh đi từ dưới lên trên. Hàng hóa cần được xếp cách vách container ít nhất 7cm – 10 cm để tránh chặn luồng khí, đảm bảo làm lạnh đồng đều.

Tối ưu lộ trình giúp hàng hoá được lên tàu đúng hẹn

• Đặt lịch lấy container rỗng sớm tránh tình trạng thiếu container rỗng mùa cao điểm (tháng 10–12).
• Sử dụng phần mềm quản lý giúp theo dõi GPS, dự báo thời gian đến cảng (ETA) chính xác.
• Phối hợp với cảng & hãng tàu luôn đảm bảo container được vào bãi trước giờ Closing Time ít nhất 6–8 giờ.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan & kiểm định

Làm thủ tục hải quan và kiểm định là giai đoạn then chốt trong quy trình vận chuyển container, đặc biệt với hàng xuất khẩu. Việc áp dụng thủ tục điện tử có thể giảm 30–50% thời gian thông quan và cắt giảm 12–14% chi phí logistics cho doanh nghiệp.

Hàng hoá được chuẩn bị từ sớm sẽ giúp hồ sơ kiểm định được hoàn tất sớm ít nhất trước 3-5 ngày.

Khai báo hải quan xuất khẩu

• Việt Nam hiện sử dụng hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS – hợp tác với Nhật Bản, giúp xử lý tờ khai nhanh chóng.
• Phân luồng tự động hàng hoá

Kiểm định giấy phép chuyên ngành

• Với các mặt hàng nông sản, thực phẩm, thủy sản hoặc hàng nguy hiểm, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định kiểm định để việc thông quan, phân loại hàng hoá được nhanh chóng hơn.

Tuân thủ quy định quốc tế

• WTO Trade Facilitation Agreement (TFA): Việt Nam là thành viên từ 2015, cam kết đơn giản hóa và minh bạch hóa thủ tục hải quan.
• Chuẩn hóa chứng từ điện tử được triển khai từ 2023, giúp rút ngắn 40% thời gian so với nộp hồ sơ giấy.
• Kết nối ASEAN Single Window cho phép trao đổi C/O mẫu D điện tử trong khu vực.

Bước 5: Xếp container lên tàu (Loading on Board)

Xếp container lên tàu là giai đoạn quan trọng giữa cảng, hãng tàu và doanh nghiệp xuất khẩu. Nếu ở các bước trước, chủ hàng đóng vai trò chủ động chuẩn bị chứng từ, đóng gói và vận chuyển nội địa, thì ở bước này, yếu tố tuân thủ quy định an toàn quốc tế và kết nối thông tin kịp thời sẽ quyết định tốc độ và an toàn của lô hàng.

Tuân thủ quy định VGM (Verified Gross Mass) của IMO. Đồng thời trọng lượng container phải xác minh trước khi bốc xếp.

• Từ 01/07/2016, mọi container trước khi xếp lên tàu đều phải có xác nhận VGM trọng lượng tổng (cả vỏ container + hàng hóa) được xác minh chính xác.

Quy trình loading do cảng & hãng tàu thực hiện, chủ hàng cần giữ liên lạc với forwarder để cập nhật lịch tàu.

• Luôn giữ liên lạc với forwarder. Đặc biệt trong mùa cao điểm (trái cây, thủy sản), lịch tàu có thể thay đổi do thời tiết hoặc tắc nghẽn cảng.
• Kiểm tra VGM trước khi giao container giúp quản lý tốt chi phí và xử lý vấn đề nhanh chóng nếu container bị từ chối xếp lên tàu.

Bước 6: Vận chuyển đường biển

• Thời gian từ Việt Nam đến Mỹ trung bình 25 ngày đến 30 ngày. Việt Nam đến EU khoảng 22 ngày đến 28 ngày.
• Có thể chọn FCL (Full Container Load) hoặc LCL (Less than Container Load) tùy khối lượng hàng.
• Dữ liệu theo dõi, sử dụng số Container No. hoặc Bill of Lading (B/L) để tra cứu hành trình online.

Bước 7: Làm thủ tục nhập khẩu tại cảng đến

Thủ tục hải quan nhập khẩu theo quy chuẩn quốc tế

Tại hầu hết các cảng lớn như Los Angeles (Mỹ), Rotterdam (EU) hay Yokohama (Nhật Bản), quy trình nhập khẩu thường gồm các bước:

Quy định an toàn thực phẩm đặc biệt hàng nông sản, thủy sản chịu giám sát nghiêm ngặt. Ví dụ:

• Mỹ: Cơ quan FDA yêu cầu doanh nghiệp đăng ký theo FSMA (Food Safety Modernization Act), kiểm tra lô hàng ngẫu nhiên, và bắt buộc chứng nhận HACCP với thủy sản.
• EU: EFSA (European Food Safety Authority) quy định kiểm tra dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, nhãn mác, và chứng nhận GlobalGAP đối với trái cây, rau củ.
• Nhật Bản: MAFF yêu cầu kiểm dịch thực vật và xác nhận không nhiễm sinh vật gây hại.

Bước 8: Giao hàng tận nơi (Delivery)

• Có thể chọn Door-to-Door Service giao hàng tận kho khách hàng cuối cùng.
• Với hàng lạnh dữ liệu nhiệt độ phải được xuất báo cáo để chứng minh chất lượng với nhà nhập khẩu.

Lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp mới

Vận chuyển container từ A–Z không hề phức tạp nếu doanh nghiệp hiểu rõ từng bước và chuẩn bị đúng quy định quốc tế. Với SME mới xuất khẩu, việc nắm quy trình này giúp tiết kiệm ít nhất 10–15% chi phí, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Nên chuẩn bị các chứng từ song ngữ. Tuỳ vào nước vận chuyển có thể chuẩn bị chứng từ tiếng Anh và ngôn ngữ ở quốc gia vận chuyển đến để tăng tối đa khả năng khi thông quan.

Đồng thời việc lựa chọn công ty vận tải xe container phù hợp với nhu cầu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa, doanh nghiệp cần quan tâm đến năng lực vận chuyển và cơ sở hạ tầng của công ty vận tải. Bên cạnh đó, công ty vận tải cần đưa ra những giải pháp tư vấn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp để đảm bảo hành trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ.

Liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn tốt nhất về công ty vận tải xe container:

Văn phòng giao dịch : 191 Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Q.1.

Điện thoại : (028) 3588 6066  – 0989 037 137

E-mail : datphattrans@gmail.com