Đưa một container từ kho đến cảng Cát Lái không chỉ là bố trí xe đến lấy hàng và thực hiện hành trình. Với container xuất khẩu, kế hoạch vận chuyển phải bám theo lịch đóng hàng, booking, cut-off, thời gian di chuyển và yêu cầu giao nhận tại cảng.
Vì vậy, phần việc của đơn vị vận tải bắt đầu trước khi xe xuất phát và kết thúc khi container được giao nhận theo đúng kế hoạch.
1. Chuẩn bị thông tin trước khi xe xuất phát
Trước mỗi chuyến container, bộ phận điều phối cần xác nhận đầy đủ các thông tin liên quan đến lô hàng:
- Loại container: container khô hoặc container lạnh.
- Số container nếu đã có.
- Địa điểm và thời gian lấy container.
- Thời gian đóng hàng tại kho.
- Booking và lịch tàu.
- Cut-off.
- Cảng hạ container.
- Yêu cầu giao nhận đặc thù của lô hàng.
- Các thông tin liên quan đến container lạnh nếu sử dụng reefer.
Những thông tin này là cơ sở để xác định thời gian điều xe và xây dựng lịch trình phù hợp. Việc xác nhận “ngày mai có xe” phải kèm theo chi tiết, các mốc giao nhận rõ ràng thông tin ngay từ đầu.
2. Tính thời gian vận chuyển từ mốc cut-off
Với container xuất khẩu, thời gian vận chuyển không nên được tính đơn thuần bằng quãng đường từ kho đến cảng. Mốc cần ưu tiên là cut-off và thời gian dự kiến container phải hoàn tất hạ tại cảng.
Từ đó, đơn vị vận tải tính ngược để xác định: Cut-off, thời gian dự phòng, thời gian di chuyển, thời gian rời kho, thời gian đóng hàng, thời gian xe đến kho.
Cách tính này giúp xác định thời điểm xe cần có mặt tại kho thay vì chỉ dựa vào thời gian chạy xe trung bình. Đặc biệt trên các tuyến vào Cát Lái, thời gian thực tế còn phụ thuộc vào khung giờ vận chuyển, mật độ phương tiện và tình trạng giao thông. Vì vậy, kế hoạch cần có khoảng thời gian dự phòng phù hợp.
3. Khoảng đệm thời gian được tính theo từng chuyến
Khoảng đệm không có nghĩa là luôn đưa xe đi sớm hơn thật nhiều. Dự phòng quá ít khiến lịch trình dễ bị ảnh hưởng khi phát sinh chậm trễ; dự phòng quá lớn lại làm giảm hiệu quả khai thác phương tiện.
Thời gian dự phòng nên được xác định dựa trên:
- Tuyến đường và thời gian vận chuyển dự kiến.
- Khung giờ lấy hàng.
- Thời gian đóng hàng tại kho.
- Tình trạng giao thông.
- Thời gian còn lại đến cut-off.
- Loại container.
- Yêu cầu hạ container tại cảng.
Đối với từng chuyến hàng, điều phối cần xác định mức dự phòng phù hợp thay vì áp dụng một thời gian cố định cho tất cả các lô.
4. Kiểm soát các mốc giao nhận trong quá trình vận chuyển
Một chuyến container có nhiều bên cùng tham gia: doanh nghiệp xuất hàng, kho đóng hàng, đơn vị vận tải, tài xế, bộ phận điều phối, hãng tàu và cảng. Đơn vị vận tải phải nắm được những thông tin có ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển.
Ví dụ, khi thời gian đóng hàng tại kho thay đổi, điều phối cần xác định ngay thời gian rời kho dự kiến có thay đổi hay không và phần thời gian còn lại đến cut-off có còn phù hợp hay không.
Tương tự, nếu booking hoặc lịch hạ thay đổi, kế hoạch xe cũng cần được rà soát lại trước khi tiếp tục hành trình. Điểm quan trọng ở đây là cập nhật kế hoạch theo thông tin thực tế, thay vì giữ nguyên lịch trình ban đầu khi các điều kiện đã thay đổi.
5. Xử lý khi thời gian đóng hàng tại kho bị trễ
Thời gian đóng hàng ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm container rời kho. Nếu xe được điều đến đúng giờ nhưng hàng chưa sẵn sàng, thời gian chờ sẽ làm giảm quỹ thời gian còn lại cho hành trình đến cảng.
Khi phát sinh tình huống này, điều phối cần kiểm tra:
- Thời gian đóng hàng dự kiến hoàn tất.
- Thời gian xe có thể rời kho.
- Thời gian di chuyển còn lại.
- Cut-off còn bao lâu.
- Khả năng đáp ứng lịch hạ container.
- Có cần điều chỉnh phương án vận chuyển hay không.
Việc xử lý nên được thực hiện ngay trong thời gian xe đang chờ, thay vì đợi đến khi container rời kho mới đánh giá ảnh hưởng.
6. Khi xe gặp ùn tắc trên đường vào cảng
Ùn tắc giao thông là yếu tố đơn vị vận tải không thể chủ động kiểm soát hoàn toàn. Tuy nhiên, việc theo dõi và xử lý ảnh hưởng của ùn tắc là một phần của công tác điều phối.
Khi hành trình có nguy cơ chậm, thông tin cần được cập nhật theo tình hình thực tế:
Vị trí xe → thời gian chậm dự kiến → ảnh hưởng đến kế hoạch hạ → phương án xử lý → thời điểm cập nhật tiếp theo.
Nếu thời gian đến cảng vẫn nằm trong khoảng an toàn, có thể tiếp tục theo kế hoạch. Nếu thời gian dự kiến đến cảng đã ảnh hưởng đến cut-off hoặc kế hoạch hạ, cần chủ động rà soát phương án tiếp theo và thông báo cho khách hàng.
7. Container lạnh cần kiểm soát thêm yếu tố thiết bị và nhiệt độ
Với container khô, công tác vận chuyển chủ yếu tập trung vào phương tiện, thời gian lấy hàng, hành trình và giao nhận. Container lạnh có thêm yêu cầu liên quan đến hệ thống lạnh và điều kiện bảo quản hàng hóa.
Một điểm cần phân biệt rõ là reefer container có chức năng duy trì nhiệt độ theo điều kiện vận hành, không phải thiết bị được thiết kế để nhanh chóng làm lạnh một lô hàng đang ở nhiệt độ môi trường xuống nhiệt độ cài đặt.
Trước và trong quá trình vận chuyển container lạnh, cần lưu ý đến:
- Nhiệt độ yêu cầu của hàng hóa.
- Tình trạng vận hành của container lạnh.
- Việc pre-cooling khi cần thiết.
- Cách đóng và sắp xếp hàng.
- Khả năng lưu thông khí lạnh trong container.
- Các cảnh báo hoặc bất thường của thiết bị.
- Thời gian và điều kiện giao nhận.
Với reefer, tiến độ giao nhận và điều kiện bảo quản cần được xem xét đồng thời.
8. Kiểm tra container, seal và thông tin booking
Một số bước kiểm tra trước khi xe rời kho có thể giúp hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận.
Thông tin container
Kiểm tra số container, loại container và thông tin liên quan theo chứng từ hoặc kế hoạch giao nhận.
Seal
Sau khi đóng hàng, số seal cần được kiểm tra và đối chiếu với thông tin của lô hàng.
Booking và cut-off
Xác nhận lại các mốc giao nhận trước khi thực hiện hành trình, đặc biệt khi lịch tàu hoặc kế hoạch hạ đã có thay đổi.
Thời gian đóng hàng
Điều xe phải bám theo thời gian hàng thực tế sẵn sàng, không chỉ theo giờ dự kiến ban đầu.
Container lạnh
Với reefer, cần kiểm tra các thông tin liên quan đến nhiệt độ cài đặt, tình trạng thiết bị và yêu cầu vận hành trước khi xe rời kho. Những bước này không làm thay đổi bản chất của chuyến vận chuyển, nhưng giúp giảm các sai sót có thể phát sinh ở những khâu sau.
9. Kinh nghiệm điều phối và xử lý
Trong thực tế vận chuyển container, kế hoạch ban đầu có thể thay đổi do nhiều nguyên nhân: hàng chưa sẵn sàng, thời gian đóng hàng kéo dài, booking thay đổi, giao thông chậm, phương tiện gặp sự cố hoặc container lạnh phát sinh cảnh báo.
Khi đó, điều phối cần thực hiện theo trình tự:
- Xác định vấn đề.
- Đánh giá mức độ ảnh hưởng.
- Điều chỉnh kế hoạch.
- Phối hợp các bên.
- Cập nhật khách hàng.
Không phải mọi sự cố đều có thể xử lý bằng cùng một phương án. Điều quan trọng là xác định sự cố đang ảnh hưởng đến mốc nào của chuyến hàng. Ví dụ, nếu xe chậm nhưng vẫn còn đủ thời gian đến cảng trước cut-off thì mức độ xử lý sẽ khác với trường hợp thời gian dự kiến đã vượt khỏi khoảng an toàn.
Phần việc này cần đến kinh nghiệm thực tế của bộ phận điều phối.
10. Đạt Phát kiểm soát chuyến hàng luôn đảm bảo chất lượng hàng hóa
Đạt Phát có 15 năm kinh nghiệm trong vận chuyển container và cung cấp dịch vụ vận chuyển cả container khô và container lạnh. Trong đó, container lạnh có yêu cầu vận hành cao hơn do ngoài tiến độ giao nhận còn liên quan đến thiết bị và điều kiện nhiệt độ của hàng hóa.
Đạt Phát tập trung vào cả container khô và container lạnh, với quy trình điều phối từ khâu tiếp nhận thông tin, bố trí phương tiện, theo dõi hành trình đến xử lý các thay đổi phát sinh. Mục tiêu là kiểm soát tốt các mốc của chuyến hàng và phối hợp kịp thời khi kế hoạch thay đổi, để container được giao nhận tại cảng theo kế hoạch đã thống nhất.
Cty vận chuyển hàng đông lạnh Đạt Phát có 15 năm kinh nghiệm trong ngành vận tải
Đối với mỗi chuyến hàng, công tác điều phối tập trung vào các bước chính:
- Tiếp nhận thông tin.
- Xác nhận lịch trình.
- Bố trí phương tiện.
- Theo dõi hành trình.
- Xử lý thay đổi.
- Cập nhật khách hàng.
- Hoàn tất giao nhận.
Với những lô hàng có thời gian giao nhận chặt, việc kiểm tra thông tin trước khi xe xuất phát đặc biệt quan trọng. Các thay đổi về lịch đóng hàng, booking, cut-off hoặc điều kiện vận hành của container lạnh cần được cập nhật để điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Kinh nghiệm 15 năm của Đạt Phát được thể hiện ở quy trình vận hành và khả năng xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế. Liên hệ ngay Đạt Phát để được tư vấn tốt nhất về dịch vụ vận chuyển container khô và container lạnh:
Văn phòng giao dịch : 191 Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Q.1.
Điện thoại : (028) 3588 6066 – 0989 037 137
E-mail : datphattrans@gmail.com
